ค ม อการปฏ บ ต งาน งานบร หารธ รการและงานสารบรรณ

Transcription

1 ค ม อการปฏ บ ต งาน งานบร หารธ รการและงานสารบรรณ จ ดท าโดย ผ องพรรณ ก นธ ยะ เจ าหน าท บร หารงานท วไปช านาญการพ เศษ ห วหน าสาน กงานคณบด คณะเทคโนโลย การประมงและทร พยากรทางน า มหาว ทยาล ยแม โจ 2555

2 ค านา ค ม อการปฏ บ ต งานด านธ รการและงานสารบรรณฉบ บน เป นเอกสารของหน วยงานบร หารและ ธ รการคณะเทคโนโลย การประมงและทร พยากรทางน า มหาว ทยาล ยแม โจ ซ งได จ ดทาข นเพ อเป นข อม ลเบ องต น ในการจ ดระบบงานให ง ายต อการปฏ บ ต โดยเน อหาได บรรยายถ งว ธ การทางานอย างละเอ ยดท กข นตอน เพ อให ผ ปฏ บ ต งานสามารถนาไปใช ในการจ ดวางระบบงาน ร จ กว ธ การทางานให ง ายข น จ ดระบบเอกสารให เป น หมวดหม สามารถค นหาได ง าย ฝ กฝนตนเองให เป นคนม ระเบ ยบรอบคอบ ซ งเป นการบร หารเวลาอย างม ประส ทธ ภาพได อ กว ธ หน ง หว งเป นอย างย งว าค ม อการปฏ บ ต งานบร หารธ รการและงานสารบรรณฉบ บน จะเป นประโยชน ต อผ อ านบ างไม มากก น อย หากค ม อน ม ความคลาดเคล อนในถ อยคาหร อข อความใดๆ ก ขออภ ยมา ณ ท น ด วย หร อหากม ข อเสนอแนะท จะเป นประโยชน ต อการปร บปร งแก ไขในการจ ดทาคร งต อไป ผ จ ดทาขอย นด ร บไว ด วย ความเต มใจ และพร อมท จะปร บปร งแก ไขเพ อความถ กต องสมบ รณ ต อไป ผ จ ดทา 27 ก นยายน 2555

3 ค ม อการปฏ บ ต งาน งานบร หารธ รการและงานสารบรรณ 1. ว ตถ ประสงค ค ม อการปฏ บ ต งาน ด านงานบร หารธ รการและงานสารบรรณ จ ดทาข นเพ อให เจ าหน าท ผ ปฏ บ ต ผ ร บผ ดชอบงานสารบรรณ เจ าหน าท บร หารงานท วไป ของคณะเทคโนโลย การประมงและทร พยากรทางน า มหาว ทยาล ยแม โจ ใช เป นแนวทางในการปฏ บ ต งานหน งส อราชการด วยความถ กต อง ท นตามกาหนดเวลา และสามารถส บค นได 2. ขอบเขต 2.1 การลงทะเบ ยนร บ-ส งหน งส อเข าจากหน วยงานภายในและภายนอกในฐานะสารบรรณ กลางของงานบร หารและธ รการ สาน กงานคณบด คณะเทคโนโลย การประมงและทร พยากร ทางน า 2.2 ตรวจสอบความถ กต องของหน งส อ ค ดแยกหน งส อตามระเบ ยบงานสารบรรณ หาข อม ล ข อเสนอแนะประกอบการพ จารณาส งการของผ บร หาร เพ อพ จารณาส งหน งส อไปถ งบ คคล และหน วยงานท เก ยวข อง 3. ค าจ าก ดความ 3.1 ระบบงานสารบรรณ หมายถ ง การร บ-ส ง ข อม ลข าวสาร หร อหน งส อราชการท เป นระบบ อ เลคทรอน กส และหน งส อส งในร ปแบบต างๆ 3.2 หน วยงานภายใน หมายถ ง หน วยงายภายในส งก ดคณะเทคโนโลย การประมงและ ทร พยากรทางน า หน วยงานระด บคณะ สาน ก และหน วยงานอ นๆ ท ส งก ดมหาว ทยาล ย แม โจ 3.3 หน วยงานภายนอก หมายถ ง หน วยงานภาคร ฐภายนอก หน วยงานภาคเอกชน และ บ คคลภายนอก 3.4 หน วยงานท เก ยวข อง หมายถ ง หน วยงานท ฝ ายบร หารและธ รการส งเร องไปให เพ อ ดาเน นการตามคาส งการของผ บร หาร 3.5 ห วหน าหน วยงาน หมายถ ง คณบด คณะเทคโนโลย การประมงและทร พยากรทางน า 3.6 ห วหน าส วนราชการ หมายถ ง อธ การบด มหาว ทยาล ยแม โจ 4. ความร บผ ดชอบ 4.1 ห วหน าสาน กงานคณบด ควบค ม กาก บด แล การปฏ บ ต งานร บ-ส งหน งส อ พ จารณา กล นกรองเสนอความเห นเพ อประกอบการส งการของคณบด 4.2 ห วหน างานบร หารและธ รการ ควบค ม กาก บด แล การปฏ บ ต งานร บ-ส งหน งส อของ ธ รการ พ จารณาตรวจสอบหน งส อ กล นกรองเร องก อนนาเสนอห วหน าสาน กงานคณบด 4.3 เจ าหน าท บร หารงานท วไป ลงทะเบ ยนร บหน งส อตามระบบของหน วยงาน และปฏ บ ต งาน ร บ-ส งหน งส อตามข นตอนกระบวนงาน ตามระเบ ยบงานสารบรรณ

4 -2-5. ผ งกระบวนการร บ-ส ง หน งส อราชการระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (Flow Chart) ข นตอนการร บเข าเอกสารทางราชการของหน วยงานระด บคณะ กล องเอกสารคณะ (ผ ปฏ บ ต งานบร หารและธ รการเป นผ เป ดและลงร บ) ห วหน างานท เก ยวข องก บเอกสาร ห วหน าสาน กงานคณบด คณบด /รองคณบด ท ได ร บมอบหมาย (ส งการ) งานบร หารและธ รการ (ด าเน นการแจ งผ เก ยวข องทราบ/ด าเน นการ ผ เก ยวข อง (ด าเน นการตามค -3- าส งการ)

5 -3- ข นตอนการส งออกเอกสารทางราชการของหน วยงานระด บคณะ หล กส ตร/ต นเร องเอกสารทางราชการ ร บเอกสารจากหน วยงาน (สาน กงานคณบด ) งานบร หารและธ รการ(ห วหน างานบร หารและธ รการ) ห วหน าสาน กงานคณบด รองคณบด ท เก ยวข อง คณบด งานบร หารและธ รการ ส งไปย งหน วยงานท เก ยวข อง -4-

6 -4-6. ข นตอนการปฏ บ ต งาน 6.1 เจ าหน าท บร หารงานท วไป ค ดแยกเอกสารตามระเบ ยบงานสารบรรณ ลงทะเบ ยนร บหน งส อตามระบบงานสารณอ เลคทรอน กส ส งเร องให บ คคล/หน วยงานท เก ยวข อง ตามท ได ร บมอบหมายโดยเฉพาะ และตามท ห วหน าหน วยงานส งการ โดยผ านระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (ส งผ านช องทาง คอมพ วเตอร ) แล วจ ดส งเอกสารฉบ บจร งตามไปภายหล ง การส งเอกสารในระบบ สาร บรรณอ เล กทรอน กส สามารถร บ-ส ง ค นหา และต ดตามเร องได รวดเร ว 6.2 ห วหน างานบร หารและธ รการ ตรวจสอบความถ กต อง และความครบถ วนของหน งส อ พ จารณากล นกรองเร องท เจ าหน าท บร หารงานท วไปเสนอ พร อมหาข อม ลประกอบ ต ดต อประสานงานในรายละเอ ยดก อนนาเสนอ ตรวจสอบร างหน งส อ ความถ กต อง ร ปแบบก อนนาเสนอ บ นท กคาส งการก อนส งเร องให บ คคล/หน วยงานท เก ยวข อง ตามท ห วหน าหน วยงาน ส งการ ปฏ บ ต งานอ นๆ ตามท ได ร บมอบหมาย 6.3 ห วหน าสาน กงานคณบด พ จารณากล นกรองเร องท ห วหน างานบร หารและธ รการนาเสนอ ตรวจสอบความ ถ กต องของข อม ล สร ปเร อง บ นท กเสนอความค ดเห นเพ อประกอบการพ จารณาส งการของห วหน า หน วยงาน (คณบด ) กรณ เป นเร องเร งด วน ห วหน าสาน กงานคณบด จะส งสาเนาเร องให ผ เก ยวข องทราบ ก อนนาเสนอห วหน าหน วยงาน 7. มาตรฐานงาน 7.1 ลงทะเบ ยนร บหน งส อด วยระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส แล วเสร จภายใน 2 นาท ต อเร อง 7.2 เร องท ม กาหนดระยะเวลา ต องดาเน นการส งให บ คคลหร อหน วยงานท เก ยวข องให ท น ภายในระยะเวลาท กาหนดไว ในหน งส อ 8. ระบบต ดตามประเม นผล 8.1 รายงานผลการปฏ บ ต งานเป นประจาท กเด อน 8.2 ดาเน นการตรวจสอบและประเม นผลการปฏ บ ต งานตามมาตรฐานท กาหนดไว ท ก 6 เด อน

7 -5- เอกสารอ างอ ง 1. ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสาระบบรณ พ.ศ.2526 และภาคผนวก พ.ศ ระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ ระเบ ยบว าด วยการร กษาความล บของทางราชการ พ.ศ พ.ร.บ.สารบรรณอ เล กทรอน กส 5. ค ม อระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ******************